Фирма может сама установить любой порядок представления своими работниками заявлений на возврат излишне удержанного НДФЛ.
Излишне удержанный с работника НДФЛ должен возвратить именно налоговый агент, а не налоговая инспекция.
Работодатель должен:
письменно сообщить работнику о том, что из его доходов излишне удержан налог;
получить от работника заявление о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ, где указаны реквизиты банковского счета для перечисления денег.
Заявление работник может представить как в электронной форме, так и на бумаге.